Quelles sont les étapes clés à mener pour la mise en place d’un ERP ?

Une solution ERP réorganise la structure d’une entreprise à travers la centralisation des données et des processus métier. Toutefois, la réussite de cette transition digitale ne dépend pas entièrement du progiciel choisi, mais de l’ensemble du projet d’implémentation. Définir une feuille de route précise et claire en identifiant les risques potentiels est plus qu’important.

Diagnostic sur le besoin d’une solution ERP

Établir le diagnostic de son entreprise avant de mettre en place ou de renouveler une solution ERP détermine la réussite du projet. Cela permet d’abord de connaître les motivations d’une telle transition. Par exemple, vous pouvez savoir concrètement si les outils actuels répondent aux objectifs à court, moyen et long terme de l’entreprise.

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L’analyse de l’entreprise permet aussi, lorsque le besoin d’une solution ERP est avéré, de définir les objectifs. Qu’il s’agisse de la réduction des dépenses IT, de l’acquisition d’une solution plus performante, du gain dans l’organisation…, vous êtes désormais plus fixé. Pour réussir votre diagnostic, il est primordial de communiquer efficacement avec les collaborateurs sur tous les aspects du projet. En retour, tous les points importants sont abordés et consignés dans un cahier des charges.

Ce document détaillé précise la structure de votre entreprise, décrit l’organisation et le process métier. Il identifie par ailleurs les caractéristiques de la solution désirée, les acteurs à impliquer comme un cabinet de conseil ERP, les fonctionnalités surtout attendues, etc.

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Recours à la maîtrise d’ouvrage assistée

Travailler sur votre transition digitale et maintenir un niveau de performance de 100 % sur vos tâches quotidiennes n’est pas évident. Recourir aux services d’un cabinet extérieur dès l’entame du projet permet de se libérer. De façon concrète, ce dernier vous aide à :

• rédiger le cahier des charges en fonction de vos besoins et lancer l’appel d’offre ;
• évaluer le coût financier de l’opération ;
• communiquer régulièrement en interne sur l’opération ;
• identifier et sélectionner le meilleur outil ;

Bien entendu, votre prestataire vous aidera également à retenir un éditeur et intégrateur de qualité.

Sélection du logiciel, de l’éditeur et de l’intégrateur

La sélection du logiciel est une phase déterminante puisqu’elle est la résultante de tout le travail effectué dès le début. Sur la base des conditions technico-fonctionnelles spécifiées dans le cahier des charges, vos consultants tiendront compte des critères appropriés. Il s’agit entre autres de l’ergonomie et de la prise en main facile, la performance à long terme, du budget prévu, du délai d’implémentation, etc.

Après avoir identifié les potentiels fournisseurs, vous devez faire un choix final. Pour cela, il est préférable que l’éditeur soit aussi l’intégrateur de la solution. Cela permet de confier à une seule et même entité la phase technique de votre projet. Cette dernière peut être évaluée à travers son expérience du domaine, son expertise confirmée par des référents, sa vision et son sens de l’innovation, etc.

Direction du programme et conduite du changement

La direction de votre programme ERP consiste à coordonner les différentes phases du projet et vous assurer que l’implémentation a lieu dans les meilleures conditions possibles. Dans le même temps, vous devez former les collaborateurs concernés par le projet. 

Tout au long de l’implémentation d’un ERP, il est crucial de se concentrer sur les indicateurs de performance du projet.

L’objectif est de mesurer les avantages obtenus suite à l’intégration d’un ERP. Ces avantages peuvent prendre diverses formes : augmentation de la productivité, diminution des coûts, meilleure visibilité…

Ces objectifs sont déterminés en amont du projet et leur analyse régulière permettra d’évaluer le retour sur investissement pour garantir le succès du projet ERP.