La loi de finance impose la facture électronique obligatoire pour les entreprises

La loi de finances rectificative pour 2022 introduit une réforme importante pour les entreprises françaises : à compter de septembre 2026, la facturation électronique deviendra obligatoire pour toutes les entités soumises à la TVA en France. Initialement prévue pour juillet 2024, cette mesure a été reportée à octobre 2023, offrant plus de temps aux entreprises pour s’adapter. L’objectif est de favoriser la dématérialisation, augmenter la compétitivité, simplifier les déclarations de TVA et combattre la fraude.

Les sociétés seront tenues d’utiliser des plateformes de dématérialisation pour gérer l’émission, la transmission et la réception des factures électroniques, ainsi que pour l’e-reporting auprès de l’administration fiscale. Cette réforme, visant à simplifier la gestion financière et administrative, exige une préparation minutieuse et une bonne compréhension des nouvelles règles.

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Obligation d’émission et de réception de factures électroniques : quel calendrier ?

Dates clefs de mise en œuvre

Le passage à la facturation électronique suit un calendrier précis, marqué par des dates clés. Dès le 1er septembre 2026, toutes les entreprises devront pouvoir recevoir des factures électroniques, une étape essentielle pour assurer une transition fluide vers ce nouveau format de facturation.

À la même date, les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) seront tenues de commencer à émettre des factures électroniques. Les petites et moyennes entreprises (PME), ainsi que les micro-entreprises, suivront avec une obligation d’émission à compter du 1er septembre 2027.

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Il est à noter que ces échéances pourraient être ajustées si nécessaire, avec une extension possible de six mois au maximum. De plus, une phase pilote est prévue en 2025 pour tester et peaufiner les procédures et systèmes de facturation électronique, facilitant ainsi une transition en douceur.

Phases d’adoption selon la taille des entreprises

L’adoption de la facturation électronique est planifiée selon la taille des entreprises, permettant une mise en œuvre progressive et adaptée :

• Grandes entreprises et ETI : Prêtes dès le 1er septembre 2026 pour émettre et recevoir des factures électroniques, bénéficiant d’un délai de préparation plus court grâce à leurs ressources et capacités technologiques avancées.
• PME et micro-entreprises : Elles ont jusqu’au 1er septembre 2027 pour se conformer, ce qui leur offre plus de temps pour se préparer et implémenter les systèmes nécessaires.

Cette démarche graduelle aide toutes les entreprises à adopter la facturation électronique en fonction de leurs moyens et capacités spécifiques.

Champ d’application de la facturation électronique

Secteurs d’activités concernés

La facturation électronique s’adresse à une multitude de secteurs, couvrant la plupart des échanges commerciaux entre entreprises situées en France et soumises à la TVA. Elle est applicable aux transactions de biens et services en France, entre assujettis à la TVA, sauf exceptions de certaines opérations non soumises à la TVA. Les domaines d’application sont variés, incluant entre autres les services, les arts, l’édition, la vente de livres, la restauration, le débit de boissons, le tabac, les transports, l’urbanisme, et le secteur du BTP.

Elle englobe également les ventes aux enchères publiques de biens d’occasion, d’œuvres d’art, d’objets de collection ou d’antiquités. L’objectif est d’uniformiser les procédures fiscales et d’assurer une conformité accrue à travers l’ensemble de l’économie.

Exceptions et exclusions

Malgré une large application, certaines exceptions et exclusions sont à noter. Les transactions internationales ou intracommunautaires, ainsi que celles réalisées avec les consommateurs (BtoC), ne sont pas soumises à cette obligation. Des secteurs spécifiques, comme la santé, l’éducation, l’immobilier, la banque, la finance, ainsi que les assurances et réassurances, sont également exemptés.

Les associations à but non lucratif et d’autres entités spécifiques échappent à cette obligation. À noter que les entreprises situées dans certains territoires d’outre-mer tels que la Guyane, Mayotte, Saint-Pierre et Miquelon, Saint-Barthélemy, Saint-Martin, la Nouvelle-Calédonie, la Polynésie française, et Wallis-et-Futuna, ne sont pas concernées par la facturation électronique pour leurs opérations locales, mais le sont pour les transactions avec des assujettis en France métropolitaine via le e-reporting. Des exceptions particulières s’appliquent aussi aux entreprises en faillite, celles non établies en France sans établissement fixe, et celles sous régime forfaitaire jusqu’au 1er janvier 2028.

De nouvelles mentions obligatoires et technicités de mise en œuvre

Mentions légales spécifiques à la facturation électronique

En France, la facturation électronique requiert des mentions légales spécifiques sur chaque facture pour assurer la conformité avec les réglementations et obligations fiscales. Il est impératif d’inclure des informations telles que l’identité de l’émetteur et du destinataire, la date, le numéro de la facture, la description détaillée des biens ou services, les montants, les taux de TVA, et toute autre donnée exigée par la loi française.

Les factures électroniques doivent être générées et envoyées dans un format structuré reconnu, comme UBL, CII ou Factur-X. Jusqu’à décembre 2027, une période de transition permet l’envoi de factures en PDF non structuré. Cette mesure temporaire vise à faciliter la transition vers le numérique. L’adoption de ces mentions et formats garantit le traitement correct des factures et la conformité des échanges avec les autorités fiscales.

Technologies requises pour l’émission et la réception des factures

L’émission, la transmission et la réception sécurisées des factures électroniques dépendent de l’utilisation de technologies spécifiques. Les entreprises doivent s’appuyer sur des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) certifiées par l’État pour la validation technique, la signature des factures et leur conservation pour au moins dix ans.

Les PDP doivent gérer divers formats de facturation électronique et assurer des niveaux de sécurité élevés, notamment par l’usage de signatures électroniques avancées. Le Portail Public de Facturation (PPF) centralise le processus de facturation électronique, veillant à la conformité des données échangées avec l’administration fiscale, avec le support des PDP pour une transmission sécurisée des informations.

Interactions avec les systèmes comptables existants

L’intégration de la facturation électronique aux systèmes comptables et ERP existants représente un enjeu majeur, nécessitant souvent des ajustements et des développements spécifiques. Une intégration réussie améliore la gestion des facturations, augmente l’efficacité des équipes et diminue les coûts de gestion manuelle.

Les solutions de facturation électronique doivent s’harmoniser avec les systèmes existants, favorisant une interopérabilité totale et un traitement automatique des données. Cette intégration offre aussi des fonctionnalités avancées comme des outils d’audit intégrés, assurant que chaque facture respecte les normes en vigueur et garantissant la conformité avec les exigences fiscales.

Sécurisation et conservation des factures électroniques

Normes de sécurité appliquées aux factures électroniques

La sécurisation des factures électroniques est essentielle dans le cadre de la dématérialisation des processus de facturation. Pour assurer l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des factures, diverses normes et technologies sont adoptées.

Il est impératif que les factures électroniques soient sécurisées via des signatures électroniques qualifiées ou des cachets électroniques de niveau qualifié. Ces dispositifs, certifiés et spécifiques, confirment l’identité de l’émetteur et garantissent l’inaltérabilité du contenu de la facture durant son transfert. Par ailleurs, les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) se doivent de suivre des standards de sécurité élevés, incluant la certification ISO 27001, pour protéger efficacement les données sensibles.

Les solutions SaaS employées doivent être hébergées par des fournisseurs certifiés SecNumCloud, augmentant ainsi la sécurité des informations financières. L’adoption de meilleures pratiques de chiffrement et la sauvegarde de la confidentialité des données sont essentielles.

Les entreprises sont encouragées à utiliser des outils de sécurité de pointe, comme les systèmes de détection d’anomalies et les filtres anti-spam avancés, pour identifier et prévenir les fraudes, telles que le phishing et le détournement de factures.

Durées et conditions de conservation des archives numériques

La conservation des factures électroniques est réglementée par des règles précises afin d’assurer leur disponibilité et leur intégrité à long terme. Les documents numériques, y compris les factures électroniques, doivent être gardés sous format électronique pendant 6 ans dès leur émission.

Les entreprises doivent veiller à ce que les factures électroniques soient stockées de manière à préserver leur authenticité, leur intégrité et leur lisibilité durant toute la durée de conservation. Cela nécessite l’emploi de systèmes de stockage sécurisés et fiables, capables de maintenir les données intactes. Les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) ont un rôle essentiel dans la conservation des factures électroniques, devant assurer le stockage des documents pour une durée minimum de 10 ans, même si la législation exige une conservation de 6 ans pour les entreprises.

En somme, la conservation des archives numériques est une obligation légale qui demande une vigilance constante quant à la sécurité, l’intégrité, et la disponibilité des données, pour se conformer aux exigences fiscales et réglementaires.

Conclusion

La transition vers la facturation électronique obligatoire en France représente un jalon important dans l’évolution des procédures financières et administratives au sein des entreprises. Cette réforme, qui s’imposera dès le 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les ETI, puis le 1er septembre 2027 pour les PME et les micro-entreprises, exige une attention particulière aux détails et avantages qu’elle implique. Il est primordial de noter l’exigence d’adopter des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) agréées, d’assurer une connexion fluide avec le Portail Public de Facturation (PPF), tout en respectant des normes strictes de sécurité et de formatage.

Opter pour la facturation électronique permettra non seulement de réduire les dépenses et de sauvegarder du temps, mais aussi d’optimiser la gestion et la sécurité des informations financières. Pour les entreprises, il est important de se préparer bien à l’avance à cette mutation en évaluant les modifications opérationnelles requises et en sélectionnant un fournisseur compétent pour faciliter cette transition. L’adoption précoce de cette technologie est essentielle pour garantir la conformité et maintenir une position compétitive dans un marché toujours en mutation.