Comment numériser la gestion QHSE de votre entreprise ?

La gestion QHSE est l’un des piliers du fonctionnement et de la conformité des processus au sein d’une entreprise. C’est un ensemble d’activités autrefois gérées à l’aide de processus manuels tels que des tableaux Excel, des rapports papier et des réunions physiques. Aujourd’hui, il est possible de numériser ces processus pour gagner en efficacité, améliorer votre réactivité et votre conformité aux normes. Découvrez les principales étapes pour y parvenir.

L’évaluation des besoins réels : la première étape

La première étape dans la numérisation de la gestion QHSE consiste à connaître les besoins spécifiques de votre entreprise. Cela revient à identifier les tâches les plus chronophages ainsi que les exigences réglementaires auxquelles vous devez vous conformer.

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Assurez-vous de définir des objectifs clairs, que ce soit en termes d’amélioration des conditions de sécurité sur le lieu de travail. Ils doivent viser la réduction des incidents et la facilitation des audits internes et externes. Comme indiqué sur https://www.winlassie.com/, une bonne définition de vos besoins vous permettra de choisir les solutions numériques les plus adaptées.

L’identification des outils numériques nécessaires

Il existe aujourd’hui une large gamme de logiciels et d’applications dédiées à la gestion QHSE en entreprise. Pour faire le choix idéal, recherchez ceux qui proposent les fonctionnalités indispensables à votre processus de numérisation. Optez pour un outil qui facilite la numérisation des documents, qu’il s’agisse des procédures, des fiches de sécurité, des rapports d’audit, etc. Cela vous permet de stocker, classer et partager tous vos documents QHSE en ligne afin d’y avoir un accès rapide.

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Le logiciel doit également permettre le suivi et la gestion des risques potentiels. Vous pourrez l’utiliser pour signaler les incidents et prendre des mesures correctives et préventives. Il permet ainsi d’avoir une traçabilité des actions entreprises. Enfin, privilégiez les logiciels qui facilitent les audits et les contrôles. Ils doivent être en mesure de :

• générer des rapports,
• suivre l’évolution des actions correctives,
• centraliser toutes les données.

Par-dessus tout, ils doivent proposer des tableaux de bord personnalisables pour suivre vos performances en temps.

L’association de vos collaborateurs

Il est important que toutes vos équipes intègrent la numérisation de votre QSHE dans leurs habitudes pour maximiser son efficacité. Vous devez alors former vos collaborateurs à l’utilisation des nouveaux outils choisis. Cela passe par des sessions de formation pour expliquer les fonctionnalités des logiciels et l’importance de la gestion QHSE numérique.

Assurez-vous que chaque employé comprend comment la numérisation des processus améliore son quotidien en termes de confort et de sécurité. Cependant, il faut noter que cette transition peut être difficile pour certains employés, en particulier ceux qui ne sont pas familiers avec la technologie. Il vous revient de mettre en place des formations adaptées avec un suivi régulier.

La mise en place d’un suivi régulier

Après l’adoption des outils nécessaires pour votre gestion QHSE en ligne, vous devez planifier un suivi constant pour évaluer leur efficacité. Cette étape a pour but d’identifier les différentes failles ainsi que les éventuelles améliorations. Mettez en place un système de feedback où les utilisateurs peuvent signaler des problèmes ou proposer des ajustements.

Vous pouvez même faire une réévaluation régulière des processus pour vous assurer que la solution numérique est toujours conforme à l’évolution de l’entreprise. En ce qui concerne le traitement des informations sensibles, veillez à ce que les outils numériques choisis respectent les normes de sécurité des données et de confidentialité.